Fra manuel myndighedsdokumentation til et skalerbart eksportflow

Vega Salmon er en international fødevarevirksomhed med omkring 600 medarbejdere, administration i Danmark og produktion i Tyskland. Når virksomheden eksporterer på tværs af markeder, følger omfattende regulatoriske krav til dokumentation, datagrundlag og kontrol. Kravene varierer fra land til land, og dokumentationen skal være præcis. Samtidig lå de nødvendige oplysninger allerede fordelt på tværs af virksomhedens systemer, men skulle i høj grad findes, samles og kontrolleres manuelt.

Opgaven var derfor ikke blot at spare tid, men at skabe et mere robust og kontrolleret eksportflow med mindre manuelt arbejde og lavere risiko for fejl, uden at erstatte de eksisterende systemer eller den faglige kontrol, som eksportteamet er afhængigt af.

Hefuco kortlagde processen sammen med eksportteamet og gik helt tæt på både datakilder, arbejdsgange, dokumentkrav og de kontroller, der ligger bag den færdige eksportdokumentation. Vi identificerede, hvilke oplysninger der kunne hentes og genbruges automatisk, hvor der var behov for supplerende data, og hvor menneskelig vurdering fortsat var nødvendig.

På den baggrund byggede vi et automatiseret flow mellem Business Central, øvrige datakilder og de relevante dokumenttemplates. Løsningen blev udviklet og afprøvet i mindre etaper, så eksportteamets erfaringer løbende kunne kvalificere løsningen og sikre, at automatiseringen fungerede i den virkelige proces, ikke kun på papiret.

Løsningen er ikke bygget som en automatisering af ét enkelt dokument, men som et fundament, der kan udvides i takt med forretningen. Nye eksportlande kan kobles på med deres egne krav og templates, nye dokumenttyper og datakilder kan tilføjes, og yderligere kontroller kan automatiseres uden at hele løsningen skal bygges forfra. Det giver Vega Salmon mulighed for at håndtere mere kompleksitet og flere regulatoriske krav uden nødvendigvis at øge den administrative arbejdsbyrde tilsvarende og skaber samtidig et fundament, der kan genbruges til andre dokumentationsprocesser i organisationen.